قائمة مستندات التصدير: ما يتوقعه المشتري والجمارك

• الفاتورة التجارية: فاتورة البائع للمشتري، وفيها بيانات الطرفين، ووصف المنتج، وكود HS، والكمية، وسعر الوحدة، والقيمة الإجمالية، والعملة، وقاعدة الإنكوترمز. تستخدمها جمارك الدولة المستوردة لحساب الرسوم.
• قائمة التعبئة: ما في كل طرد أو بالتة من أعداد وأوزان وأبعاد وعلامات، حتى تستطيع الجمارك والمشتري مراجعة الشحنة.
• الفاتورة المبدئية (بروفورما): تُرسل غالبًا قبل الطلب، مثلًا ليفتح المشتري اعتمادًا مستنديًا أو يطلب تصريح استيراد.

• بوليصة الشحن البحري: إيصال الناقل باستلام البضاعة وعقد النقل. والبوليصة القابلة للتداول هي أيضًا مستند ملكية، ولهذا تهم في الاعتمادات المستندية والتحصيل المستندي.
• بوليصة الشحن الجوي للشحن الجوي، أو مستند الشحن البري أو بالسكك الحديدية.

تأكد أن المرسل إليه وجهة الإخطار والموانئ والوصف مطابقة للفاتورة ولتعليمات المشتري.

• شهادة المنشأ: توضح أين أُنتجت البضاعة. والشهادة التفضيلية قد تخفض الرسوم وفق اتفاقية تجارية، فراجع النموذج الذي تشترطه الاتفاقية.
• شهادة الصحة النباتية: للفاكهة والخضروات الطازجة وغيرها من المنتجات النباتية، وتصدرها الجهة الوطنية لوقاية النبات في بلدك وفق إطار الاتفاقية الدولية لوقاية النباتات (IPPC). كثير من الدول تتبادل الآن الشهادات إلكترونيًا (ePhyto).
• الشهادات الصحية أو البيطرية أو الرسمية الأخرى: تشترطها بعض المنتجات والأسواق، فراجع قواعد الدولة المستوردة لكود HS الخاص بك.

• شهادة تحليل أو تقرير معمل، مثل متبقيات المبيدات مقارنة بحدود السوق.
• نسخ من شهادات مثل GlobalG.A.P أو BRCGS أو الحلال عندما يطلبها المشتري.
• شهادة التأمين عندما ترتّب التأمين في CIF أو CIP.
• أي مستند مذكور في الاعتماد المستندي أو في تعليمات المشتري، فالبنوك في الاعتماد المستندي تراجع المستندات بدقة مقابل شروطه.

• اختلاف الوصف أو الأوزان أو القيم بين المستندات.
• كود HS خطأ أو ناقص.
• المرسل إليه أو جهة الإخطار على غير ما طلب المشتري.
• شهادات صادرة بعد تاريخ الشحن بينما يشترط السوق صدورها قبله.
• إرسال المستندات الأصلية متأخرة فلا يستطيع المشتري تخليص البضاعة.

استخدم ورقة بيانات رئيسية واحدة لكل شحنة، واجعل شخصًا ثانيًا يراجع كل مستند مقابلها قبل الإرسال.

احتفظ بقائمة مستندات لكل سوق ومنتج، فيها من يجهّز كل مستند ومتى. واحفظ مستندات كل شحنة في مكان واحد مرتبطة بالطلب في نظام CRM أو ERP، حتى تستطيع إعادة إرسال نسخة في دقائق عندما يطلبها المشتري أو البنك.